Avant l'intelligence artificielle, il faut un système

Comment ça se passe

Un diagnostic d'abord. Ensuite, un système à la fois.

1 · L'appel
Gratuit : le prix et la durée du diagnostic
Trente minutes en visioconférence. Vous me décrivez ce qui accroche; je vous dis si un diagnostic vaut la peine, à quel prix et en combien de temps. Si vous dites oui, on fixe la date de départ.
2 · Le diagnostic
Un forfait qui vous remet un plan chiffré
Je regarde le travail tel qu'il se fait, dans toute l'entreprise. Sa durée dépend de la taille de votre équipe. Vous recevez la cartographie, les procédures rédigées et un plan chiffré, système par système. Ils vous restent, même si on s'arrête là.
3 · L'accompagnement
Un montant par mois, un système à la fois
On réalise le plan avec votre équipe, en commençant par le système qui vous coûte le plus. Je reste jusqu'à ce qu'une personne de chez vous le fasse tourner, puis on passe au suivant.

Les cassettes

Les méthodes sont restées artisanales, et tout finit par passer par vous.

Personne n'est en faute. C'est ce qui arrive quand une entreprise grandit plus vite que ses façons de faire. Le même irritant revient chaque semaine, comme une vieille cassette qu'on remet dans l'appareil : elle joue, mais plus comme on voudrait.

Chaque cassette de l'étagère est un de ces irritants, tel qu'il se vit dans une PME de 5 à 50 personnes. Elle est rangée dans le système qu'elle dérègle et porte l'étape où elle se règle : cartographier, concevoir ou intégrer. Aucune n'est un cas client. Ce sont les situations que je retrouve d'une entreprise à l'autre.

Les fichiers
Des fichiers Excel en plusieurs versions, et personne ne sait laquelle est la bonne.
Le savoir
Des procédures qui vivent dans la tête de deux ou trois personnes clés.
Les absences
Des étapes qui tiennent à la bonne volonté de chacun, jusqu'au jour où quelqu'un est absent.
Les outils
Des outils achetés, jamais vraiment adoptés. Et le fichier Excel revient.

Si une seule de ces lignes vous ressemble, on a de quoi travailler.

Méthode

Transformer les processus sans rien casser.

Une équipe ne peut pas abandonner du jour au lendemain ce qui fonctionne encore. Le diagnostic regarde toute l'entreprise, une seule fois. Ensuite, chaque système passe par les étapes 2 à 6, à un rythme qui dépend de votre réalité, avec son responsable, ses validations et ses retours : rien n'avance à l'aveugle.

Étape 1 · le diagnostic

Cartographier

Comprendre le travail tel qu'il se fait, sans rien changer. Vous recevez la cartographie, les procédures rédigées et le plan chiffré.

L'ancien système reste seul en service.

Étape 2 · accompagnement

Concevoir avec l'équipe

Nommer un responsable. Partir des procédures du diagnostic, concevoir avec l'équipe la meilleure version, décider où l'intelligence artificielle aide.

L'ancien système reste seul en service.

Étape 3 · accompagnement

Prototyper

Un premier cas, un client ou une personne, dans le vrai outil. On le teste ensemble et on corrige avant d'étendre : ce prototype devient le système.

Le prototype tourne à côté de l'ancien.

Étape 4 · accompagnement

Mettre en service

L'ancienne et la nouvelle méthode roulent en parallèle jusqu'à la date convenue. L'ancienne est ensuite archivée en lecture seule. Rien ne s'arrête, rien ne se perd.

Le nouveau devient la référence.

Étape 5 · accompagnement

Intégrer

Le système entre dans les habitudes : réunions, rituels, suivi. Le responsable le fait vivre et l'équipe le fait tourner.

L'équipe fait tourner le système.

Étape 6 · en continu

Optimiser

Un système qu'on n'entretient pas redevient artisanal. On mesure, on corrige ce qui accroche, on automatise une tâche de plus.

Le système s'améliore sans cesse.

Les six systèmes

Six systèmes font tourner une PME.

On ne jette pas la vieille cassette : on en enregistre une nouvelle, un système à la fois, avec les gens qui font le travail. Chacun se systémise séparément, en commençant par celui qui vous coûte le plus. Voici ce que chaque système change quand il tient.

Marketing

Rayonner

Tout ce qui fait connaître l'entreprise : site, réseaux sociaux, publications, image de marque.

Une seule voix, partout.

Ventes

Vendre

De la première demande à la signature, puis le suivi du client pour qu'il revienne.

Rien ne tombe entre deux chaises.

Opérations

Exécuter

Produire ou livrer ce qui a été vendu : procédures, qualité, achats, inventaire.

Livré à l'heure, avec la même qualité.

Finances

Facturer

Facturer, encaisser et suivre l'argent qui entre et qui sort.

Facturé le jour même, payé à temps.

Ressources humaines

Mobiliser

Recruter, accueillir, former et garder les bonnes personnes.

Un nouvel employé autonome plus vite.

Direction

Piloter

Les chiffres clés, les réunions et les décisions qui font avancer l'entreprise.

Les décisions suivies jusqu'au bout.

À propos

Ce travail, je l'ai fait de l'intérieur.

Pendant 20 ans, j'ai été vice-président aux technologies de l'information d'une PME manufacturière qui a plus que doublé sa taille. J'y ai transformé, l'une après l'autre, des façons de faire artisanales en systèmes : des données, des processus et des outils que les équipes se sont appropriés. Aujourd'hui, j'applique la même approche avec l'intelligence artificielle, pour des équipes de 5 à 50 personnes.

Un système qu'on impose est contourné : je le conçois avec les gens qui vont s'en servir. Et je reste jusqu'à ce que votre équipe le fasse tourner.

Questions fréquentes

Ce qu'on me demande souvent.

Neuf réponses franches. Si la vôtre n'y est pas, posez-la pendant l'appel.

On a déjà un logiciel de gestion. Vous allez le remplacer?

Non. Je pars de vos outils actuels. Le diagnostic montre où ils sont bien utilisés et où des fichiers Excel ont pris le relais en parallèle. Souvent, le gain vient de mieux utiliser ce que vous avez déjà.

Est-ce que mon équipe va devoir tout changer d'un coup?

Pas d'un coup. On avance un blitz à la fois, et l'ancienne façon de faire roule à côté jusqu'à ce que la nouvelle tienne.

Et l'intelligence artificielle dans tout ça?

Elle arrive après le système, là où elle rapporte. Souvent, le premier gain vient d'une procédure qu'on écrit; l'intelligence artificielle accélère ensuite ce qui est clair. Les outils sont choisis avec vous et réglés pour protéger vos données, et chaque système est conçu en tenant compte de la Loi 25.

Par quel système commencer?

Par celui qui vous coûte le plus. C'est ce que le diagnostic établit : où se perdent les heures, les erreurs et les relances. On systémise celui-là d'abord, puis le suivant, un à la fois.

Combien est-ce que je vais économiser?

Je ne peux pas le dire avant le diagnostic : c'est justement son rôle. Il chiffre les heures perdues, système par système. Si un chantier ne rapporte pas plus qu'il ne coûte, je vous le dis, et vous gardez le plan quand même.

Combien de temps le diagnostic demande-t-il, à vous et à votre équipe?

Le moins possible. Un questionnaire à remplir, une rencontre de départ où vous me montrez vos fichiers et vos outils, quelques échanges pendant la semaine et la présentation des résultats le dernier jour. L'analyse, je la fais de mon côté. Je n'ai pas besoin d'accès à vos serveurs.

Qu'arrive-t-il après votre départ?

Chaque système a un responsable formé dans votre équipe, qui le tient à jour.

Pour quelle taille d'entreprise?

Pour les PME de 5 à 50 employés, là où les méthodes reposent encore sur quelques personnes clés et où un système fait vite une grande différence.

Est-ce que tout doit se faire sur place?

Pas du tout. Le travail se fait bien à distance. Les visites sur place sont sans frais en Mauricie; ailleurs au Québec, les frais de déplacement s'ajoutent.

Avant l'intelligence artificielle, il faut un système.